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電子マニフェストをお使いの皆さん、契約書も電子化してみませんか?

「契約書のような大事なものを電子化しても大丈夫?」

と思われる方もいるかもしれません。

契約書を交わすときにはきちんと印鑑と朱肉を用意して・・・というイメージが先行して不安に感じる方もいると思います。(ちなみに私たち行政書士にとって印鑑と書面と朱肉は商売道具です)

大丈夫です。eー文書法という法律を根拠に、重要書類であっても電子化が可能なものがあります。

電子マニフェストと同じように契約書も電子化することによって様々なメリットが発生します。マニフェストを電子化して便利に感じている方には電子契約書もきっと満足度の高いものになると思うのです。

ここでは電子契約書のメリットについて見ていきたいと思います。

 

電子契約書のメリット

事務のスピードアップ・効率化

紙で契約する場合は、実際にその紙を運ぶ必要がありますよね。同じ社内ならまだしも、他の業者となるとわざわざ持参せずに郵送することも多いですよね。また、返送してもらう時間もありますのでどうしても日数がかかります。

そこで電子契約ならインターネットをつかって、一瞬で相手に届きます。また、一瞬で返ってくるためお互い急ぎたい場合には、例えば午前中だけで契約締結も可能になります。

 

コスト低減

紙媒体の契約書で目に見えるコストといえばやはり印紙代でしょう。契約の規模によっては高額の印紙になることもあり得ます。契約先の件数が増えればその分印紙代もかさみますし、郵送するときに切手代もかかりますね。

それよりも見逃せないのは、目に見える金額には現れにくい人件費です。誰かが印紙を貼って乾かして郵送する、という手続きをとっているはずです。

電子契約では印紙を貼る必要がありません。もちろん切手代もかかりません。書類をファイルして管理するという人出もかかりません。システムの利用料がかかるとしても、経費削減に一役買います。

 

適切な文書管理

覚書の悩みから解消されます。

長年の契約で修正に修正を重ね、読みにくくなっている契約書はありませんか?電子契約なら、原本の修正案を作成してお互いが承認すれば履歴を残しつつ上書きされていきます。

常に最新の契約状態を閲覧可能、また、何かあって見返す時の検索も簡単です。

 

電子保存が可能な書類

電子保存が認められている文書は下記のとおりです。

  • 一般廃棄物処理業者の帳簿
  • 産業廃棄物処理業者の帳簿
  • 産業廃棄物処理施設の設置事業者の帳簿
  • 特別管理産業廃棄物排出事業者の帳簿
  • 情報処理センターの帳簿
  • 産業廃棄物を船舶で運営する際に備え付ける書類
  • 産業廃棄物を船舶または車両で運搬する際に備え付ける書類
  • 産業廃棄物処理委託契約書とその添付書類
  • 産業廃棄物の再委託承諾書
  • 処理困難通知の写し
アイコン-チェック上記の文書の中には産業廃棄物管理票(マニフェスト)が含まれていないことに注意してください!紙マニフェストをスキャンして原本を捨ててしまってパソコン上でPDFで保存するというのは廃棄物処理法違反になります。
紙マニフェストは処理完了後5年間の保存義務があります。

 

まとめ

いかがでしょうか。パソコンやスマートフォンなど、電子の技術はどんどん発展しています。このまま行けば間違いなく、電子化が主流となるでしょう。

もし今、紙媒体での管理に不便を感じているという方、一度検討されてみてはいかがでしょうか。

 

 

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